Es gibt eine Schnittstelle, mit der digitalisierte Dokumente aus der Gremienarbeit automatisch in das GEM2GO-Universum übertragen werden. So bleibt der Verwaltung mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben 

Da wäre Session: Die Software für Sitzungsmanagement hat in vielen Amtsstuben die Durchführung von Gemeinderatssitzungen revolutioniert. Lästiger Papierkram, die Koordination der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, das Suchen nach Unterlagen: All das gehört nun der Vergangenheit an. Von der Einladung zu Gremien, über die Erstellung der Tagesordnung bis hin zur Zustellung der Beschlüsse und Protokolle ist mit Session fast alles digitalisiert. Sogar die Abrechnung von Sitzungsgeldern kann automatisiert werden.  

Jürgen Weidner
Kufgem GmbH
Und dann gibt es GEM2GO: Die mit Abstand beliebteste Kommunikationsplattform österreichischer Gemeinden – mit Website, App und digitaler Amtstafel aus einem Guss. Was lag näher, als diese beiden Angebote für die kommunale Verwaltung zu verbinden? „Schnittstelle“ lautete die Herausforderung, mit der sich Jürgen Weidner, Experte für E-Government beim GEM2GO-Partnerunternehmen kufgem seit geraumer Zeit beschäftigt. Denn es ist leichter gesagt als getan, ein Modul zu finden, mit dem zwei derart mächtige Plattformen nahtlos miteinander arbeiten können.  

Schon seit 25 Jahren arbeitet Weidner bei dem Tiroler IT-Anbieter kufgem, der mit Session seit zwei Jahrzehnten kooperiert. „Ich bin Sprecher der Österreich-Gruppe von Session“, sagt er. Dass GEM2GO und Session im Sinne der Gemeinden ein gemeinsames Angebot schnüren, lag auf der Hand.  

Und nun gibt es die Schnittstelle, um aus beiden Systemen das Beste herauszuholen. Von anfangs 25 Gemeinden (Stand 02/2023), arbeiten heute bereits 43 Gemeinden damit. Auch, weil das Modul ständig weiterentwickelt wird – auf Grundlage von Anregungen direkt aus den Gemeinden. Wie bei GEM2GO steht auch bei Session die Anwenderfreundlichkeit an erster Stelle. Die Kosten für die Erweiterung sind überschaubar: „Es gibt eine minimale Gebühr für die Einrichtung und Konfiguration der Schnittstelle“, sagt Weidner. Die Wartungskosten werden mit einer geringen monatlichen Gebühr abgedeckt.

Schon jetzt erlaubt die Erweiterung, Kundmachungen, öffentliche Protokolle und andere wichtige Informationen nach vorheriger Freigabe automatisch auf allen GEM2GO-Kanälen zu veröffentlichen. So fallen lästige Arbeitsschritte weg, Ressourcen werden freigesetzt, die anderswo besser eingesetzt werden können. Darüber hinaus haben die berechtigten Gremienmitglieder in einem separaten Web-Portal per Knopfdruck Zugriff auf alle nötigen Unterlagen. 

Die Verbindung von GEM2GO mit Session macht lästiges Suchen überflüssig – und schafft mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben im Interesse der Gemeinde.